Tag Archives: offentlig

@ til besvær

1. mars 2014 splittes Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) i enhetene IKT@politiet og Fellestjenester@politiet. Dessverre viser det seg at sak- og arkivsystemet Doculive fra Software Innovation ikke er kompatibelt med navnevalget på de nye enhetene.

Her er problemet: Politiet sender og mottar en vesentlig mengde offentlig korrespondanse som normalt sett skal publiseres gjennom Offentlig Elektronisk Postjournal for å tilfredsstille kravene om offentlig innsyn. Dette stiller en rekke krav til hvilke opplysninger som skal inkluderes i det som publiseres, blant annet:

  • Journalføringsdato
  • Dokumentets dato
  • Saks- og dokumentnummer
  • Sender og/eller mottaker
  • Opplysning om sak, innhold eller emne
  • Kontaktpunkt
  • Arkivkode

DocuLive på sin side støtter skjerming av opplysninger som skal unntas offentligheten gjennom å bytte ut slike opplysninger med en tilsvarende serie @-tegn, også kjent som alfakrøll/snabel-a. Og her kommer vi til det pussige — hvis tittelfeltet i et dokument inneholder en @, så trigger dette en mekanisme i DocuLive som fører til at pliktig informasjon ikke blir synlig i OEP. Dette kan tyde på at DocuLive potensielt mangler skjematisk støtte for å tagge opplysninger som skjermet, og bare bruker String.Contains(“@”) for å avgjøre om opplysninger i en tittel er skjermet.

Software Innovation kom først med en relativt tynn forklaring; de mente at Riksarkivet var indirekte ansvarlige for problemet siden det var de som hadde valgt @ som standard kodetegn for å skjerme opplysninger. Dette stemmer heldigvis ikke. NOARK-standarden er relativt abstrakt i denne sammenhengen, og spesifiserer faktisk ikke konkret hvordan opplysninger teknisk sett skal skjermes. Det nærmeste man kommer i kravlisten er punkt 12.3.3 (versjon 3.1) som sier:

Løsningen bør vise hvilke opplysningstyper som er angitt at skal skjermes. Det at en gitt opplysning er avkrysset for skjerming bør vises både for de som har tilgang til å se de skjermede opplysningene og for de som ikke har tilgang til å se dem.

Til sammenligning så benytter Ephorte, et annet NOARK-godkjent arkivsystem, en asterisk (*) som kodetegn.

Resultatet av dette rotet er uansett at Politiet kan bli nødt til å oppgradere arkivsystemet sitt for å unngå problemet. Et alternativt forslag kan være å finne enhetsnavn uten alfakrøll i seg. Og med tanke på politiets anstrengte forhold til IT så er det kanskje like greit?